Specialist ondersteuning document management

Functie omschrijving

De afdeling waar je gaat werken is verantwoordelijk voor grootschalige (bouw)projecten in Nederland. Binnen deze afdeling ben jij verantwoordelijk voor onder meer verbeterprojecten, lessons learned, kwaliteit en ondersteuning van de Running Business op gebied van Cost Engineering, Planning en Document Management. Document Management is een belangrijk onderdeel van projectbeheersing en richt zich op het beheer van alle projectdocumentatie die door de Projectteams wordt geproduceerd en uitgewisseld tussen TenneT en Opdrachtnemers.

Omdat er nieuwe systemen worden ingevoerd, het aantal projecten van LPN blijft groeien én omdat er in 2020 enkele projecten in uitvoering zullen komen zijn we op zoek naar een Specialist Ondersteuning (SPO) Document Management.

Wat ga je doen;

  • De SPO Document Management is binnen de afdeling de ambassadeur en expert op het gebied van Document Management. Je kent het interne beleid, borgt de kwaliteit en je ondersteunt de projectteams in de vorm van advies en uitvoerende werkzaamheden;
  • Je fungeert als dagelijks aanspreekpunt voor de projectteams: je stuurt bij waar nodig, voedt op en helpt Projectteamleden bij het vinden van de juiste oplossingen;
  • Samen met de SPO's Document Management van andere clusters werk je aan uniformering van beleid en werkwijzen. Je stemt met elkaar af en draagt waar nodig bij aan de Document Management WIKI;
  • Je voert kwaliteitscontroles uit waarbij je checkt of documenten volgens het Document Management beleid in het Projectdossier zijn gezet en stuurt bij waar nodig. Je rapporteert over de resultaten zodat er gericht verbeteringen kunnen worden doorgevoerd;
  • Je bent Key User van het Document Management Systeem (DMS). Je traint (nieuwe) medewerkers en beantwoordt vragen van gebruikers. Je signaleert waar nodig systeemverbeteringen en overlegt met de Lead SPO Document Management en Functioneel Beheerder over de mogelijkheden om verbeteringen te implementeren;
  • Je bent proactief betrokken bij de documentuitwisseling met Opdrachtnemers met als doel dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je treft de nodige voorbereidingen (afstemming met de Document Manager van de Opdrachtnemer, aanmaken dummies, voorbereiden mappenstructuur), monitort de documentenstroom (toetsen op compliancy van de Opdrachtnemer, borgen van kwaliteit, rapporteren van rappeldata en issues) en begeleidt het reviewproces (aanmaken reviewworkflows, najagen deadlines);
  • Wanneer projecten worden afgerond lever je een bijdrage aan de overdracht naar de beheersorganisatie (samenstellen As Built dossier);
  • Waar nodig ondersteun je het voorbereiden en verwerken van (bulk)documentatie en andere uitvoerende werkzaamheden die op gebied van Document Management naar voren komen;
  • Mocht het nodig zijn dan spring je bij binnen je eigen of andere clusters, bijvoorbeeld wanneer er veel werk ligt of er collega's afwezig zijn.

Solliciitaties kunnen tot 8 mei gestuurd worden

Functie eisen

  • Je beschikt minimaal over MBO+ werk- en denkniveau aangevuld met relevante werkervaring;
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je bent resultaatgericht en werkt zorgvuldig en nauwgezet;
  • Je bent proactief en zelfstandig, maar je kan ook goed samenwerken;
  • Je kan omgaan met weerstand en weet collega's op positieve wijze mee te nemen en te overtuigen;
  • Je durft je collega's aan te spreken op te behalen verbeteringen en gaat het gesprek hierover actief aan;
  • Je hebt ervaring met het werken in projecten;
  • Je hebt affiniteit met een technische omgeving en begrippen;
  • Je hebt kennis van en ervaring met geautomatiseerde systemen en applicaties;
  • Ervaring met applicaties zoals IFS, VISI, Documentum, Sharepoint en/of Meridian is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

Full time functie van 40 uur en eerst op uitzendbasis met kans op overname.

Locatie

Arnhem

Contactpersoon

Linda Jonker
Inloggen
Nog niet geregistreerd? Schrijf nu in
Job Search Agent
Maak een Job Search Agent en ontvang nieuwe vacatures per e-mail.